Sie promovieren und planen, Ihre Forschungsergebnisse auf einer internationalen Konferenz vorzustellen? Als Mitglied der Graduiertenakademie Leipzig können Sie bei uns einen Reisekostenzuschuss beantragen!

zur Vergrößerungsansicht des Bildes: Wenn Sie einen Vortrag auf einer Konferenz halten oder ein Poster präsentieren, unterstützen wir Ihre Reise mit einem finanziellen Zuschuss. Foto: Christian Hüller
Wenn Sie einen Vortrag auf einer Konferenz halten oder ein Poster präsentieren, unterstützen wir Ihre Reise mit einem finanziellen Zuschuss. Foto: Christian Hüller

Wen und was wir unterstützen

Wir bezuschussen Reisen von Promovierenden zu internationalen Konferenzen, auf denen sie einen aktiven Beitrag leisten. Dies kann ein Vortrags oder eine Posterpräsentation als Erstautor:in sein. Postdocs fördern wir für Konferenzteilnahmen, kurze Netzwerk- und Forschungsaufenthalte an internationalen Forschungseinrichtungen über das Leibniz-Programm TRAVEL.

Wir vergeben grundsätzlich nur Zuschüsse zu Reisen und übernehmen keine Vollfinanzierung. Das heißt wir übernehmen 50 Prozent der Gesamtkosten, jedoch maximal 500 Euro bei Reisen innerhalb Europas und 800 Euro bei außereuropäischen Reisen. Reisekostenzuschüsse werden rückwirkend gezahlt, nachdem Sie eine vollständige Reisekostenabrechnung vorgelegt haben. Voraussetzung für eine Antragstellung ist die Mitgliedschaft in der Graduiertenakademie.

Bitte beachten Sie bei der Planung und Beantragung Ihrer Reise:

  • Um die Reisekosten Ihrer Dienstreise vollständig abrechnen zu können, dürfen Sie Ihren Aufenthalt vor Ort gemäß dem Sächsischen Reisekostengesetz nur um maximal drei Tage verlängern. Im Falle der Verlängerung Ihrer Reise werden Ihnen die Fahrt- oder Flugkosten erstattet, wenn diese zu dem vorhergehenden oder nachfolgenden Wochenende mindestens 20 % (mindestens 50€) geringer sind.
  • Vor Reiseantritt muss ein Dienstreiseantrag von Ihrer/Ihrem Betreuer:in unterschrieben und an Ihrer Fakultät oder Ihrem Institut eingereicht werden.
  • Die im Reisekostenantrag aufgeführten erwartbaren Kosten für den Transport und die Übernachtungen müssen verhältnismäßig für die Strecke und den Zielort sein.
  • Wir bitten Sie, bei der Wahl Ihres Transportmittels und Ihrer Reiseroute im Sinne der Nachhaltigkeit zu handeln.

Bitte beachten Sie, dass Anfragen zur Bezuschussung von Reisen mindestens 8 Wochen vor Abreise gestellt werden müssen.

Bevor Sie sich ab 1. März bei uns als Mitglied in der Graduiertenakademie Leipzig anmelden können, haben Sie in der Übergangsphase folgende Möglichkeit einen Antrag auf Reisekostenzuschüsse zu stellen: 

  1. Senden Sie eine Anfrage zur Beschussung einer Reise an Viola Gründemann. Geben Sie die Reisedaten sowie Name und Ort der Konferenz, ob ein Abstract bereits akzeptiert wurde und ob bereits andere Fördermöglichkeiten beantragt wurden.
  2. Nach unserer Rückmeldung weisen Sie bitte nach, dass Sie die Voraussetzungen der Mitgliedschaft in der Graduiertenakademie Leipzig erfüllen: Vorliegen einer Betreuungsvereinbarung und Eintrag auf einer Doktorand:innenliste an einer der Fakultäten unserer Universität.
  3. Senden Sie das unterschriebene Formular mit den Anlagen auf dem Postweg an Viola Gründemann. Für eine schnelle Bearbeitung können Sie das ausgefüllte Antragsformular und Scans der Anlagen vorab per E-Mail einreichen.
  4. Wir melden uns schnellstmöglich mit der Förderentscheidung zurück.

Bitte richten Sie Ihre Anträge an:

Viola Gründemann

Geschäftsstelle Research Academy Leipzig
Universität Leipzig, internes Postfach 341001
04081 Leipzig

Bei der Abrechnung von Reisekosten sind die rechtlichen Grundlagen der Universität Leipzig zu beachten.

Die Abrechnung Ihres Reisekostenzuschusses kann auf folgende Arten erfolgen.

Variante 1: Zuschüsse aus mehreren Quellen
Sie erhalten außer dem Zuschuss über die Graduiertenakademie noch weitere Zuschüsse (z. B. über die Fakultät, Graduiertenprogramm etc.). Wenn dem so ist, bitten wir Sie bei der zuständigen Person (Sekretariat, verantwortliche:r Sachbearbeiter:in) anzuregen, dass zunächst die Abrechnung der Dienstreise als Ganzes vorgenommen wird. Durch eine interne Umbuchung überweist die Graduiertenakademie die zugesagten Mittel dann der Fakultät, dem Graduiertenprogramm etc.

Variante 2: Zuschuss nur von der Graduiertenakademie
Sie erhalten keine weitere Finanzierung für Ihre Reise. In diesem Fall benötigen wir alle Reiseunterlagen im Original (z. B. Hotelrechnungen, Tickets) inkl. Ihres Dienstreiseantrages und die Reisekostenabrechnung sowie ggf. weiterer Formulare (z. B. Anerkennung erhöhter Übernachtungskosten). Die eingereichten Unterlagen schicken wir an den zentralen Servicebereich Reisekosten der Universität Leipzig. Dort werden die Gesamtkosten der Reise ermittelt. Auf Basis dieser Bearbeitung zahlen wir im Anschluss den Reisekostenzuschuss direkt an Sie aus.

Bitte beachten Sie die Ausschlussfrist von sechs Monaten. Ihre Reisekostenabrechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach Ihrem Dienstgeschäft im Servicebereich Reisekosten vorliegen. Die Abgabe an das Sekretariat oder den/die verantwortliche:n Sachbearbeiter:in in Ihrer Fakultät/Einrichtung ist für die Sicherstellung der Fristwahrung nicht ausreichend. So kann es im äußersten Fall dazu kommen, dass Ihr Anspruch auf Reisekostenerstattung verfällt.

Variante 3: Erstattung einer Teilnahmegebühr ohne Reisekosten

Es handelt sich um die Erstattung einer Teilnahmegebühr (ohne Reisekosten) z. B. für digitale Veranstaltungen. Senden Sie uns in diesem Fall die Originalrechnung, einen Zahlungsnachweis in Kopie und den ausgefüllten Antrag auf Auslagenrückerstattung ausgefüllt zu. Die Felder „Kostenerstattung über Kostenstelle / Projekt-Nr:“ und „Angaben durch Fakultät/Institut“ werden von uns ausgefüllt. 

Die Abrechnung der Teilnahmegebühr muss spätestens zwei Monate nach Rechnungslegung erfolgen.

  • Ich bin Mitglied in einem strukturierten Promotionsprogramm, das auch Gelder für Reisen zu internationalen Konferenzen bereit stellt. Wo soll ich zuerst nach Reisekostenzuschüssen anfragen?

Da die Graduiertenakademie nur über begrenzte finanzielle Mittel verfügt, sind Mitglieder strukturierter Promotionsprogramme angehalten, zunächst bei ihrem Programm die finanzielle Unterstützung zu eruieren. So ermöglichen Sie mehr Promovierenden, die nicht auf diese Möglichkeit zurückgreifen können, ebenfalls Reisekostenzuschüsse zu erhalten.

 

  • Ich erhalte finanzielle Unterstützung für meine Reise von meiner Graduiertenschule oder einem anderen Fördermittelgeber. Kann ich trotzdem bei der Graduiertenakademie einen Reisekostenantrag stellen?

Ja, da die Graduiertenakademie nur maximal die Hälfte Ihrer Reisekosten übernimmt, können Sie trotzdem einen Antrag stellen. Sollten Sie bereits mehr als die Hälfte Ihrer Reisekosten von anderen Fördermittelgebern erhalten, besteht die Möglichkeit, dass wir die verbleibenden Kosten übernehmen.

 

  • Ich möchte bereits eine Woche vor Konferenzbeginn an den Zielort reisen. Werde ich trotzdem gefördert?

Ja,  in diesem Fall werden alle zusätzlich entstehenden Kosten übernommen, die Ihnen für die Erledigung des Dienstgeschäftes entstehen. Konkret bedeutet dies, dass die An- und Abreise nicht finanziert wird sowie alle aus der Privatreise entstehenden Kosten.

 

  • Wird die Verpflegung während meiner Reise übernommen?

Nein, wir stellen kein Tagegeld zur Verfügung.

 

  • Übernimmt die Graduiertenakademie auch Kosten für die Antragsstellung eines Visums?

Ja, falls ein Visum für Ihre Forschungsreise zwingend notwendig ist, bezuschussen wir die Kosten ebenfalls mit bis zu 50 %.

 

  • Die Konferenz findet digital statt. Kann ich trotzdem Teilnahmegebühren beantragen?

Ja, auch hier werden bis zu 50 % der Kosten von uns übernommen, wenn alle Bedingungen einer Förderung erfüllt sind.

 

  • Wann kann ich mit der Erstattung meiner Reisekosten rechnen, nachdem ich die Reise korrekt abgerechnet habe?

Die Bearbeitungszeiten variieren und können ein bis mehrere Monate dauern. Wir bitten um Verständnis.

Das könnte Sie auch interessieren

Angebote für Mitglieder

mehr erfahren

Leibniz MOBILITY

mehr erfahren

Unterstützung für die Organisation von Workshops

mehr erfahren